Digitalisierung einer Arztpraxis

Gemeinsames Umsetzungsprojekt Mittelstand 4.0 – Kompetenzzentrum Rostock und Mittelstand 4.0 – Kompetenzzentrum Kommunikation

Frau Dr. Heike Arnold betreibt eine Facharztpraxis in Mörfelden-Walldorf in der Rhein-Main-Region, welche sich auf die plastische-, rekonstruktive- und ästhetische Chirurgie spezialisiert hat.
Frau Dr. Arnold beabsichtigt ihre Praxisabläufe mit Hilfe von Digitalisierungsmaßnahmen so zu optimieren, dass Zeit eingespart werden kann und die Belastung innerhalb ihres Teams reduziert wird. Durch die Corona-Pandemie entstanden weitaus höhere Anforderungen an Hygienemaßnahmen. Dadurch wurden die administrativen Abläufe umfangreicher.
Auch für die Patienten sollte ein höherer Service hinsichtlich der Beratungs- und Informationsleistungen geschaffen werden.

Ermittlung der Bedarfe

Gemeinsam mit dem Mittelstand 4.0 – Kompetenzzentrum Kommunikation wurden zunächst in einem umfangreichen Workshop die Bedarfe von Frau Dr. Arnold und ihrem Team aufgenommen. Hier konnten zwei große Kernthemen herauskristallisiert werden. Zum einen sollte die administrative Praxisverwaltung optimiert werden. Darüber hinaus wünschte sich das Team Marketingvideos und Podcasts zur Vor- und Nachbetreuung von Patienten. Weiterhin sollte eine Art Wiki, ein Handbuch für Kollegen erstellt werden, welches digital verfügbar für alle Mitarbeiter zugänglich sein soll.

Hierbei konnte festgestellt werden, dass die Expertise des Mittelstand 4.0 – Kompetenzzentrums Rostock in der Findung eines geeigneten Praxisverwaltungssystems sowie in der vollumfänglichen Information zum Thema Datenschutz und Datensicherheit liegen und die des Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrums Kommunikation in der Unterstützung bei der Erstellung der digitalen Videos, Podcasts sowie des Wikis.
So greifen die Unterstützungsleistungen der beiden Kompetenzzentren thematisch sehr gut ineinander und decken die gewünschte Bandbreite der Bedarfe des Praxisteams umfangreich ab.

Herausforderungen

Die größte Herausforderung innerhalb dieses Digitalisierungsprozesses waren die Bedenken von Frau Dr. Arnold bzgl. des Datenschutzes und der Datensicherheit. In der Gesundheitsbranche wird mit hochsensiblen Patientendaten umgegangen, die einer besondere Absicherung bedürfen. Hier galt es zunächst einmal, geeignete und vor allem datenschutzrechtlich sichere Lösungen zu finden, um diese Ängste abzubauen.
Eine weitere Herausforderung lag in der Strukturierung der einzelnen Themen, um die unterschiedlichen Digitalisierungslösungen zu priorisieren und Schritt für Schritt umzusetzen.

Überprüfung der bestehenden Praxisverwaltungssoftware

Im ersten Schritt haben wir die bestehende Praxisverwaltungssoftware (PVS) hinsichtlich der gewünschten Funktionen überprüft. Hierbei konnten wir feststellen, dass diese stark veraltet ist und auch durch Updates nicht die erforderlichen Leistungen erbringen könnte.
Im Zuge dessen wurden sämtliche von der Kassenärztlichen Bundesvereinigung zertifizierten PVS-Anbieter auf die Anforderung des Praxisteams hin untersucht. Hierbei konnten wir eine engere Auswahl für Frau Dr. Arnold und ihr Team treffen.

Eine Liste aller von der KBV zertifizierten Softwarelösungen findet man hier.

Workshop mit unserem Best-Practice-Unternehmen

In weiteren Schritt haben wir gemeinsame Online-Termine zwischen unserem Best-Practice-Partner Dr. med. Marco Krüger (niedergelassener Allgemeinarzt aus Gnoien) und der Praxis Dr. Arnold organisieren können.
Dr. Marco Krüger stellte zunächst seine Arbeitsabläufe in einer volldigitalisierten Praxis anhand von konkreten Beispielen vor. Im Nachgang konnten Frau Dr. Arnold und ihr Team explizite Fragen an Dr. Krüger stellen und im Austausch mit ihm Unsicherheiten über digitale Arbeitsabläufe klären.
Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass insbesondere Unternehmen, die den „digitalen Weg“ schon gegangen sind als gutes Vorbild für Kollegen aus der Branche sein können und an dieser Stelle mit viel Einfühlungsvermögen sowie Rat und Tat zur Seite stehen.

Schulung „Datenschutz und Datensicherheit“

Mit Hilfe unserer Rechtsexpertin, der stellvertretenen Datenschutzbeauftragten der Universitätsmedizin Rostock ,Frau Natalie Rottig, konnte zunächst in einer von der Ärztekammer MV zertifizierten Online-Schulung umfangreiches Grundlagenwissen vermittelt werden. Noch offen gebliebene Fragen wurden im Nachgang rechtlich fundiert durch das Mittelstand 4.0 – Kompetenzzentrum Rostock beantwortet.
Dies konnte die datenschutzrechtlichen Bedenken von Frau Dr. Arnold weitestgehend ausräumen.

Ziel – Umstellung auf neue Praxissoftware

Nach einem weiteren Gespräch mit unserem Best-Practice-Unternehmen konnte die Praxis Arnold sich für eine Praxisverwaltungssoftware entscheiden und befindet sich momentan in der Umstellung.
Wir werden Frau Dr. Arnold und ihr Praxisteam bei ihrem Umsetzungsvorhaben auch weiterhin unterstützen und begleiten.

Nächste Schritte

Die digitale Umsetzung von Videos und Podcasts sowie des Praxiswikis wird auf einen späteren Zeitpunkt verschoben.

„Was mir vor allem eine besondere Sicherheit gegeben hat, ist Eure Unabhängigkeit. Nie musste ich mich fragen: will das Kompetenzzentrum mir das nur verkaufen oder ist es wirklich sinnvoll für mich?“, sagt Frau Heike Arnold. Zum vollständigen Interview mit Frau Dr. Arnold gelangt man hier.